Nên thành lập văn phòng đại diện hay chi nhánh?

Tóm tắt câu hỏi:

Nên thành lập văn phòng đại diện hay chi nhánh?

Công ty tôi là công ty cổ phần ở Hà Nội, do nhu cầu phát triển thị trường, mở rộng phạm vi kinh doanh nên muốn thành lập thêm cơ sở tại Thành phố Hồ Chí Minh để tiện cho việc giao dịch với đối tác phía Nam. Vậy cho tôi hỏi, công ty tôi nên thành lập chi nhánh hay văn phòng đại diện, hai cái này có gì khác nhau? Nếu thành lập thì em cần phải chuẩn bị hồ sơ như thế nào? Xin cảm ơn luật sư.

Người gửi: Lê Xuân Tùng (Hà Nội)

Luật sư tư vấn:

Xin chào anh! Cảm ơn anh đã gửi câu hỏi của mình tới Luật Việt Phong. Về câu hỏi của anh công ty Luật Việt Phong xin tư vấn và hướng dẫn anh như sau:

1. Căn cứ pháp luật

– Luật doanh nghiệp năm 2014;

– Nghị định số 78/2015/NĐ-CP ngày 14 tháng 09 năm 2015 của Chính phủ về đăng ký doanh nghiệp

2. Nên thành lập văn phòng đại diện hay chi nhánh?

Để công ty anh có thể lựa chọn được loại hình phù hợp với mục đích của mình, chúng tôi xin đưa ra một số đặc điểm của văn phòng đại diện và chi nhánh để anh tham khảo như sau:

Văn phòng đại diện:

Tại khoản 2 Điều 45 Luật doanh nghiệp năm 204 quy định: “2. Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.”

Như vậy:

– Văn phòng đại diện không được thực hiện các hoạt động kinh doanh sinh lời mà được lập ra với chức năng là văn phòng liên lạc; thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới; văn phòng có thể tiến hành rà soát thị trường, phát hiện hành vi vi phạm quyền sở hữu trí tuệ của công ty, hành vi cạnh tranh không lành mạnh của các doanh nghiệp đối thủ và đại diện công ty khiếu kiện về sự vi phạm nói trên…vv

– Văn phòng đại diện không có quyền tự nhân danh mình ký kết hợp đồng riêng. Việc ký kết hợp đồng của văn phòng đại diện thì phải theo ủy quyền của doanh nghiệp và đóng dấu doanh nghiệp đó.

– Về tài chính: Nghĩa vụ tài chính phát sinh từ hoạt động của văn phòng đại diện sẽ do doanh nghiệp chịu. Việc hạch toán của văn phòng đại diện cũng phụ thuộc vào doanh nghiệp.

Chi nhánh:

Khoản 1 điều 45 Luật doanh nghiệp 2014 quy định: “1. Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp kể cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp.”

Căn cứ vào quy định pháp luật có thể thấy:

– Chi nhánh được thực hiện các hoạt động có mục đích sinh lời trong phạm vi những ngành, nghề mà doanh nghiệp đã đăng ký kinh doanh. Tuy nhiên, không phải bất cứ ngành, nghề nào được đăng ký bởi doanh nghiệp, chi nhánh cũng được phép hoạt động.

– Giám đốc chi nhánh không đương nhiên có thẩm quyền đại diện cho chi nhánh, mà quyền này chỉ phát sinh khi có sự ủy quyền từ người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có toàn quyền đối với mọi vấn đề liên quan đến chi nhánh. Bất cứ hoạt động kinh doanh nào chi nhánh muốn thực hiện cũng phải xin phép sự đồng ý từ phía doanh nghiệp.

– Chi nhánh không độc lập về tài chính đối với doanh nghiệp, doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm về các nghĩa vụ tài chính phát sinh từ hoạt động của chi nhánh. Tuy nhiên, khác với văn phòng đại diện, Chi nhánh có thể hạch toán độc lập.

Từ những đặc điểm nêu trên, tùy thuộc vào mục tiêu hoạt động và nhu cầu của công ty mà công ty anh có thể lựa chọn thành lập chi nhánh hay văn phòng đại diện để mở rộng hoạt động kinh doanh.

3. Hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện

Căn cứ vào khoản 1 điều 33 Nghị định số 78/2015/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện bao gồm:

– Khi đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, doanh nghiệp phải gửi Thông báo lập chi nhánh, văn phòng đại diện đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt chi nhánh, văn phòng đại diện. Nội dung Thông báo gồm:

•  Mã số doanh nghiệp;
•  Tên và địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp;
•  Tên chi nhánh, văn phòng đại diện dự định thành lập;
•  Địa chỉ trụ sở chi nhánh, văn phòng đại diện;
•  Nội dung, phạm vi hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện;
•  Thông tin đăng ký thuế;
•  Họ, tên; nơi cư trú, số Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác quy định tại Điều 10 Nghị định này của người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện;
•  Họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

– Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của chủ sở hữu công ty hoặc Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần, của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh về việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện;

– Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện;

– Bản sao hợp lệ Thẻ căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực của người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện.

Trên đây là tư vấn của công ty Luật Việt Phong về vấn đề nên thành lập văn phòng đại diện hay chi nhánh? Chúng tôi hi vọng rằng quý khách có thể vận dụng các kiến thức kể trên để sử dụng trong công việc và cuộc sống. Nếu có vấn đề pháp lý nào khác cần tư vấn quý khách vui lòng gọi điện tới tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến 24/7 của công ty Luật Việt Phong để gặp luật sư tư vấn và chuyên viên pháp lý.