Thủ tục cấp bản sao trích lục giấy khai sinh

Nội dung câu hỏi

Tôi có làm giấy khai sinh cho con tôi tại Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản. Giờ tôi và con về Việt Nam sinh sống. Tôi muốn xin trích lục bản sao giấy khai sinh. Mong được giúp đỡ.

mau trich luc khai sinh 1

Luật sư tư vấn

Xin chào quý khách! Xin cảm ơn quý khách đã lựa chọn Luật VIệt Phong. Về câu hỏi của quý khách, Luật Việt Phong xin được tư vấn như sau:

Căn cứ pháp lý

Luật Hộ tịch 2014
Thông tư liên tịch 02/2016/TTLT-BNG-BTP hướng dẫn việc đăng ký và quản lý hộ tịch tại các Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài
Thông tư 04/2020/TT-BTP quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 11 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật hộ tịch.

Quy định pháp luật về cấp bản sao trích lục giấy khai sinh

Điều 63 Luật Hộ tịch 2014 quy định về cấp bản sao trích lục hộ tịch như sau:

“Cá nhân không phụ thuộc vào nơi cư trú có quyền yêu cầu Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch của mình đã được đăng ký.”

Điều 64 Luật Hộ tịch 2014 quy định về thủ tục cấp bản sao trích lục hộ tịch:

“1. Người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch trực tiếp hoặc thông qua người đại diện gửi tờ khai theo mẫu quy định cho Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch.

Trường hợp cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đề nghị cấp bản sao trích lục hộ tịch của cá nhân thì gửi văn bản yêu cầu nêu rõ lý do cho Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch.

2. Ngay sau khi nhận được yêu cầu, nếu đủ điều kiện thì Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục hộ tịch cho người yêu cầu.”

Điều 18 Thông tư liên tịch 02/2016/TTLT-BNG-BTP hướng dẫn việc đăng ký và quản lý hộ tịch tại các Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài như sau:

“1. Cơ quan đại diện đang lưu trữ Sổ hộ tịch thực hiện cấp bản sao trích lục hộ tịch theo yêu cầu của cá nhân, cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Trường hợp cá nhân đã đăng ký hộ tịch tại Cơ quan đại diện nay về cư trú tại Việt Nam thì Bộ Ngoại giao thực hiện cấp bản sao trích lục hộ tịch.

2. Ngay sau khi nhận được yêu cầu cấp bản sao trích lục từ Sổ hộ tịch, Thủ trưởng Cơ quan đại diện cấp bản sao trích lục hộ tịch cho người yêu cầu; trường hợp nhận hồ sơ sau 15 giờ thì trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo.

3. Việc cấp bản sao trích lục hộ tịch tại Bộ Ngoại giao được thực hiện tương tự quy định tại Khoản 2 Điều này.

Trường hợp Bộ Ngoại giao chưa nhận được Sổ hộ tịch từ Cơ quan đại diện chuyển lưu, thì sau khi tiếp nhận hồ sơ, Bộ Ngoại giao đề nghị Cơ quan đại diện cung cấp thông tin. Cơ quan đại diện có trách nhiệm trả lời Bộ Ngoại giao trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu xác minh. Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được kết quả trả lời của Cơ quan đại diện, Bộ Ngoại giao cấp cho người yêu cầu bản sao trích lục.”

Dựa trên thông tin quý khách cung cấp, trước đây quý khách đã đăng ký khai sinh cho con tại Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản và sau này quý khách và con về sinh sống tại Việt Nam. Do đó, cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao trích lục giấy khai sinh trong trường hợp này là Bộ Ngoại giao.

Theo các quy định trên, quý khách có thể tới trực tiếp hoặc thông qua người đại diện nộp tờ khai yêu cầu cấp bản sao trích lục giấy khai sinh theo mẫu quy định tại phụ lục Thông tư 04/2020/TT-BTP cho Bộ Ngoại giao.

Thời hạn cấp bản sao trích lục giấy khai sinh là ngay sau khi Bộ Ngoại giao nhận được yêu cầu cấp bản sao trích lục giấy khai sinh từ quý khách; trong trường hợp quý khách gửi hồ sơ sau 15 giờ thì thời hạn nhận bản sao trích lục sẽ là ngày làm việc tiếp theo. Trường hợp Bộ Ngoại giao chưa nhận được Sổ hộ tịch từ Cơ quan đại diện chuyển lưu thì trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ khi Bộ Ngoại giao nhận được kết quả từ Cơ quan đại diện, quý khách sẽ được cấp bản sao trích lục giấy khai sinh.