Ngày nay cùng với sự tinh vi trong công nghệ cũng như khả năng sao chép chữ ký của một bộ phận người mà chữ ký của một chủ thể rất có thể bị xâm phạm, bị giả mạo, gây nhiều thiệt hại cho người có chữ ký gốc. “Chứng thực chữ ký” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực. Luật Việt Phong cung cấp dịch vụ tư vấn chứng thực chữ ký, hỗ trợ chứng minh tính chân thật chữ ký của khách hàng trong một văn bản, hợp đồng…

1. Những trường hợp không được chứng thực chữ ký

– Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực chữ ký không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình.
– Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu không còn giá trị sử dụng hoặc giả mạo.
– Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.
– Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch, trừ trường hợp Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản hoặc trường hợp pháp luật có quy định khác.

2. Hồ sơ chứng thực chữ ký

Người yêu cầu chứng thực chữ ký của mình phải xuất trình các giấy tờ sau đây:
– Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng;
– Giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký.

3. Trình tự chứng thực chữ ký

Bước 1: Người yêu cầu chứng thực chữ ký của mình phải xuất trình hồ sơ như đã ghi nhận tại Mục 2
Bước 2: Kiểm tra giấy tờ, điều kiện chủ thể của việc chứng thực:
Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực, nếu thấy đủ giấy tờ và tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình, việc chứng thực không thuộc các trường hợp không được chứng thực chữ ký
Bước 3: Thực hiện việc chứng thực: 
– Yêu cầu người yêu cầu chứng thực ký trước mặt và thực hiện chứng thực như sau:
Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định;
Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.
Đối với giấy tờ, văn bản có từ 02 trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu giấy tờ, văn bản có từ 02 tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.
Đối với trường hợp chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông thì công chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra các giấy tờ, nếu nhận thấy người yêu cầu chứng thực minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình, việc chứng thực không thuộc các trường hợp không được chứng thực chữ ký thì đề nghị người yêu cầu chứng thực ký vào giấy tờ cần chứng thực và chuyển cho người có thẩm quyền ký chứng thực.
Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Tư pháp thực hiện chứng thực, ký chứng thực và đóng dấu của Phòng Tư pháp.

4. Thời gian thực hiện việc chứng thực chữ ký

Thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực phải được bảo đảm ngay trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ.

5. Dịch vụ của Luật Việt Phong liên quan tới việc chứng thực chữ ký

– Tư vấn về điều kiện, hồ sơ, thủ tục chứng thực chữ ký
– Tư vấn soạn thảo hồ sơ chứng thực chữ ký
– Tư vấn về thời gian nộp hồ sơ đề nghị chứng thực chữ ký