Đăng ký sử dụng và thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật hiện hành

Nội dung tư vấn:

Hiện nay, việc sử dụng hóa đơn điện tử là giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tối ưu thời gian và giúp lưu trữ, bảo mật hóa đơn một cách tuyệt đối. Vậy làm thế nào để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử? Đăng ký sử dụng và thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật hiện hành như thế nào? Bài viết dưới đây sẽ giải đáp vấn đề này.

mau hoa don ban hang dien tu dep

Căn cứ pháp lý:

Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ
Thông tư 32/2011/TT-BTC hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ

Quy định của pháp luật về đăng ký sử dụng và thông báo phát hành hóa đơn tiện tử

Hóa đơn điện tử là gì?

Căn cứ theo Điều 3 Thông tư 32/2011/TT-BTC quy định:

“Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử phải đáp ứng các nội dung quy định tại Điều 6 Thông tư này.”

Quy định về đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Căn cứ theo Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đăng ký, thay đổi nội dung đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được quy định như sau:

“1. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc đối tượng ngừng sử dụng hóa đơn theo quy định tại khoản 1 Điều 16 Nghị định này đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (bao gồm cả đăng ký hóa đơn điện tử bán tài sản công, hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia) thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ thì có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế ủy thác cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ.

Trường hợp doanh nghiệp là tổ chức kết nối chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo hình thức gửi trực tiếp đến cơ quan thuế thì đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

…”

Hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Theo Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.

Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Đầu tiên là lập tờ khai Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123 và gửi đến cơ quan thuế.

Sau đó, cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế gửi thông báo điện tử về việc tiếp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh qua địa chỉ thư điện tử đã đăng ký với cơ quan thuế.

Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 123 cho doanh nghiệp về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải lập Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này) gồm các nội dung: tên đơn vị phát hành hoá đơn điện tử, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, các loại hoá đơn phát hành (tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số… đến số…)), ngày lập Thông báo phát hành; tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị (trường hợp gửi Thông báo phát hành tới cơ quan thuế bằng giấy); hoặc chữ ký điện tử của tổ chức phát hành (trường hợp gửi đến cơ quan thuế bằng đường điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế). (Khoản 2 Điều 7 Thông tư 32/2011/TT-BTC )

Doanh nghiệp tiến hành nộp hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn đã chuẩn bị đến cơ quan thuế quản lý chậm nhất 02 ngày trước khi bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử.

Sau 02 ngày làm việc, nếu không có ý kiến không chấp thuận từ cơ quan quản lý thuế trực tiếp thì doanh nghiệp có thể bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử của doanh nghiệp sẽ được công khai trên website của Tổng cục thuế sau 02 ngày.