Quy định của pháp luật về giao dịch điện tử

Tóm tắt tình huống:

Tôi gặp phải vấn đề về thanh toán chương trình qua mail (ở góc độ giữa kế toán công ty với người thực hiện chương trình), xin phép Luật sư tôi trình bày sự việc như sau:

Công ty tôi bên lĩnh vực vật tư nông nghiệp (cụ thể là thuốc bảo vệ thực vật), thường xuyên tổ chức các lớp tập huấn chuyển giao kĩ thuật cho bà con nông dân (mỗi lớp thường khoảng 100 người), hoạt động như sau:

a. Tổ chức thuê hội trường, loa đài

b. Phát quà (thường là áo phông, chậu nhựa): theo số lượng tương ứng

c. Hỗ trợ nông dân di chuyển đến lớp: thường khoảng 100.000đ/người

Theo quy trình thanh toán hiện tại của Công ty tôi là: tạo lập bản cứng, có kí xác nhận của từng nông dân, của nhân viên rồi gửi chuyển phát nhanh về Kế toán. Vậy tôi muốn dùng mail để:

1. Đối với mục a: lập tờ biên nhận tiền để kí sau đó chụp ảnh gửi về thanh toán, như vậy có được không?

2. Đối với b, c: tương tự

3. Nhưng nếu làm theo mục 2 thì sẽ tốn rất nhiều thời gian, tôi muốn một ai đó làm đại diện để kí thay vì 100 nông dân cùng kí, như vậy có được không? sau đó chụp ảnh gửi về làm thanh toán

4. Đối với mục 1, 2, 3 phía trên, tất cả đều là chụp ảnh >>> gửi mail >>> làm thanh toán. Tôi nghe nói có thể vận dụng Luật giao dịch điện tử để thực hiện và có giá trị như bản cứng. Đặc biệt là mục 3 có cả phần đại diện để kí, xin Luật sư tư vấn kĩ giúp tôi nội dung đấy. Tôi cũng gặp khó khăn khi diễn giải từ “giao dịch” với Kế toán, trong trường hợp này, một nhân viên như tôi gửi các giấy tờ như đã nêu (mục này) qua mail về Kế toán có được xem là giao dịch không? Vì sao? Việc Kế toán không chấp nhận (như hiện nay ở công ty tôi) thì có đúng không? Xin được giải thích

Tôi xin phép nêu 01 trường hợp nữa: Công ty tôi có 01 bản Excel dùng để báo cáo bán hàng, trong đó thể hiện các chỉ số về đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên, nếu đạt thì có thưởng (Ví dụ: bán được mặt hàng trọng tâm nào đó trong tháng là 50 triệu thì được thưởng 500 ngàn). Dạng báo cáo này rất phổ biến, tôi thấy bạn tôi bên ngành tiêu dùng nhanh (như Coca, Sữa, Băng bỉm…) chỉ cần báo cáo bằng file Excel có xác nhận của Nhà phân phối, Giám sát bán hàng, Giám đốc vùng qua mail (cả quá trình đó đều phải Cc cho kế toán) về kết quả cũng như dữ liệu trong đó là xong. Nhưng bên tôi luôn đòi hỏi bản cứng. Vậy xin Luật sư giải thích giúp về cơ sở pháp lý mà các công ty khác (như tôi đã nêu hiện tượng) đã sử dụng? Tôi muốn chia sẻ với hệ thống kế toán bên tôi để có thể tác nghiệp được như công ty bạn thì nên viện dẫn luật thế nào?

Chân thành cảm ơn Luật sư, chúc Luật sư sức khỏe & thành công!

Người gửi: Nguyễn Văn Cảnh

siet kinh doanh internet doanhnghiepvn vn 1

Tư vấn luật: 1900 6589

Luật sư tư vấn:

Xin chào bạn, cảm ơn bạn đã gửi câu hỏi đến Công ty Luật Việt Phong, về vấn đề của bạn Công ty Luật Việt Phong xin được tư vấn cho bạn như sau:

1. Căn cứ pháp lý

– Bộ luật Dân sự 2015;

– Luật Giao dịch điện tử 2005.

2. Quy định của pháp luật về giao dịch điện tử

Thứ nhất, về việc có được gửi thông tin qua mail không?

Tại Điều 1 Luật Giao dịch điện tử có quy định về phạm vi điều chỉnh như sau:

“… Các quy định của Luật này không áp dụng đối với việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà và các bất động sản khác, văn bản về thừa kế, giấy đăng ký kết hôn, quyết định ly hôn, giấy khai sinh, giấy khai tử, hối phiếu và các giấy tờ có giá khác.”. Như vậy, công ty bạn bên lĩnh vực vật tư nông nghiệp, bạn muốn cấp “lập tờ biên nhận tiền để kí sau đó chụp ảnh gửi về thanh toán” sẽ thuộc phạm vi áp dụng của Luật Giao dịch điện tử.

– Một là, Đối với mục a: lập tờ biên nhận tiền để kí sau đó chụp ảnh gửi về thanh toán, như vậy có được không?

Theo quy định tại Điều 33 Luật Giao dịch điện tử có quy định về Hợp đồng điện tử như sau:

“Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của Luật này.” Ta có thể hiểu thông điệp dữ liệu như sau: Thông điệp dữ liệu là thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử. (Khoản 12 Điều 4 Luật Giao dịch điện tử) và hình thức thể hiện Thông điệp dữ liệu là Thông điệp dữ liệu được thể hiện dưới hình thức trao đổi dữ liệu điện tử, chứng từ điện tử, thư điện tử, điện tín, điện báo, fax và các hình thức tương tự khác (Điều 10 Luật Giao dịch điện tử).

Tại Điều 11 Luật Giao dịch điện tử có quy định về Giá trị pháp lý của thông điệp dữ liệu như sau:

“Thông tin trong thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì thông tin đó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu.”

Bên cạnh đó, tại Điều 12 Luật Giao dịch điện tử có quy định về Thông điệp dữ liệu có giá trị như văn bản như sau: “Trường hợp pháp luật yêu cầu thông tin phải được thể hiện bằng văn bản thì thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng yêu cầu này nếu thông tin chứa trong thông điệp dữ liệu đó có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết.”

Như vậy, việc bạn lập tờ biên nhận để ký sau đó chụp ảnh gửi về thanh toán là một hình thức thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu và nó có giá trị như văn bản nên do đó việc làm đó hoàn toàn được khi bạn sử dụng hình thức này.

– Hai là, về việc bạn muốn một ai đó làm đại diện để kí thay vì 100 nông dân cùng kí, như vậy có được không? sau đó chụp ảnh gửi về làm thanh toán

Theo quy định tại khoản 1 Điều 138 Bộ luật Dân sự có quy định về Đại diện theo ủy quyền như sau:

“1. Cá nhân, pháp nhân có thể ủy quyền cho cá nhân, pháp nhân khác xác lập, thực hiện giao dịch dân sự.”

Như vậy, để làm được ở trong trường hợp này thì bạn cần lập ra một giấy ủy quyền, sau đó một cá nhân sẽ đứng ra làm đại diện ủy quyền cho 100 người nông dân và có xác nhận của từng người nông dân, cá nhân đó sẽ có quyền ký thay hơn 100 người nông dân đó, khi được tất cả 100 người nông dân đồng ý.

Và sau khi thực hiện công việc trên xong, thì bạn có thể chụp ảnh và gửi mail và làm thanh toán cho Kế toán công ty của bạn.

– Ba là, về việc diễn giải từ “giao dịch” với Kế toán, trong trường hợp này, một nhân viên như tôi gửi các giấy tờ như đã nêu (mục này) qua mail về Kế toán có được xem là giao dịch không? Vì sao? Việc Kế toán không chấp nhận giao dịch điện tử (như hiện nay ở công ty bạn) thì có đúng không?

Về việc diễn giải giải từ “giao dịch” với Kết toán của công ty bạn:

Đầu tiên, bạn cần phải giúp cho nhân viên Kế toán đó hiểu rằng:

Theo quy định tại khoản 6 Điều 4 Luật Giao dịch điện tử có quy định như sau: “Giao dịch điện tử là giao dịch được thực hiện bằng phương tiện điện tử.”

Còn phương điện điện tử thì có thể được hiểu như sau: Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự. (Khoản 10 Điều 4 Luật Giao dịch điện tử).

Tiếp đến, về việc bạn gửi các giấy tờ như đã được nêu ở trên qua mail về Kế toán có được xem là giao dịch không?

Như đã phân tích ở trên đây, thì việc bạn dùng mail được xem là hình thức thể hiện thông điệp dữ liệu, nên chính vì vậy đây được xem là một hình thức của giao dịch điện tử theo như pháp luật đã quy định.

Cuối cùng, việc Kế toán không chấp nhận giao dịch điện tử (như hiện nay ở công ty bạn) có đúng không?

Như bạn đã trình bày ở trên đối với chúng tôi, nên việc làm mà kế toán trả lời dành cho bạn là không thực hiện được điều đó là không đúng, bởi vì chúng tôi căn cứ vào các căn cứ sau đây:

– Về Giá trị pháp lý của việc gửi mail: theo quy định tại Điều 11 Luật Giao dịch điện tử, thì khi bạn đã dùng hình thức giao dịch điện tử thì những thông tin trong thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì thông tin đó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu, nghĩa là các thông tin mà bạn đã thể hiện mail đó đã được thể hiện ở dưới dạng thông điệp dữ liệu đó có giá trị pháp lý và được pháp luật ghi nhận.

– Về mail có giá trị như văn bản: tại Điều 12 Luật Giao dịch điện tử đã có quy định một cách rất rõ ràng rằng: “Trường hợp pháp luật yêu cầu thông tin phải được thể hiện bằng văn bản thì thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng yêu cầu này nếu thông tin chứa trong thông điệp dữ liệu đó có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết.” Như vậy, khi bạn sử dụng hình thức mail để gửi cho kế toán của công ty thì phần nội dung trong mail đó đã chứa đựng được nội dung thông tin cần thiết, chứng minh được các công việc của bạn cần sẽ làm nên do đó hình thức này có thể được sử dụng để được tham chiếu khi cần thiết (nếu khi kế toán yêu cầu).

– Thông điệp dữ liệu (mail) có giá trị như bản gốc: mail khi mà bạn soạn thảo ra đó đã được thể hiện giá trị như bản gốc khi chúng đã được đáp ứng được các điều kiện sau đây theo quy định tại Điều 13 Luật Giao dịch điện tử:

+) Nội dung của mail được bảo đảm toàn vẹn kể từ khi được khởi tạo lần đầu tiên dưới dạng một thông điệp dữ liệu hoàn chỉnh.

Nội dung của mail được xem là toàn vẹn khi nội dung đó chưa bị thay đổi, trừ những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình gửi, lưu trữ hoặc hiển thị mail;

+) Nội dung của mail có thể truy cập và sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

– Nếu như kế toán của công ty của bạn vẫn chưa tin được hình thức mà bạn đã đưa ra, thì theo quy định tại Điều 14 Luật Giao dịch điện tử có quy định như sau:

“1. Thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị dùng làm chứng cứ chỉ vì đó là một thông điệp dữ liệu.

2. Giá trị chứng cứ của thông điệp dữ liệu được xác định căn cứ vào độ tin cậy của cách thức khởi tạo, lưu trữ hoặc truyền gửi thông điệp dữ liệu; cách thức bảo đảm và duy trì tính toàn vẹn của thông điệp dữ liệu; cách thức xác định người khởi tạo và các yếu tố phù hợp khác.”

Ở đây, nếu như mà bạn chứng minh được rằng bằng việc sử dụng mail đó bạn đã bảo đảm và duy trì tính toàn vẹn của mail,… thì những bằng chứng đó sẽ là một yếu tố quan trọng để bạn có thể chứng minh được rằng việc mà bạn sử dụng mail đó là hoàn toàn hợp lý và đúng với quy định của pháp luật.

Như vậy, từ những căn cứ ở trên đây, thì nhân viên Kế toán của công ty bạn sẽ nhanh chóng hiểu được cách thức mà bạn là đúng và nhận thấy được việc xác nhận của mail đó là nhanh gọn, và tiết kiệm được thời gian cho các bên.

Thứ hai, về việc sử dụng phần mềm CC:

– Một là, về cơ sở pháp lý mà các công ty khác đã sử dụng phần mềm CC?

Cc (Carbon copy) là tạo ra các bản sao, ta có thể sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl+Shift+C để sử dụng nhanh tính năng này.

Khi sử dụng CC thì tất cả những người nhận thư sẽ nhìn thấy danh sách email của những người cũng nhận được thư đó. Chính vì thế mà ta có thể sử dụng tính năng CC để gửi thư cho nhiều thành viên trong cùng một lớp học, cùng một nhóm…. vì cái này ta có thể hiển thị công khai và không cần phải bảo mật thông tin, danh tính.

Theo quy định tại Điều 20 Luật Giao dịch điện tử có quy định về Gửi, nhận tự động thông điệp dữ liệu như sau:

“Trong trường hợp người khởi tạo hoặc người nhận chỉ định một hoặc nhiều hệ thống thông tin tự động gửi hoặc nhận thông điệp dữ liệu thì việc gửi, nhận thông điệp dữ liệu được thực hiện theo quy định tại các điều 16, 17, 18 và 19 của Luật này.”

Ở đây, việc sử dụng CC này đã được sử dụng trong mail của chúng ta, mà chưa có văn bản pháp lý cụ thể nào có quy định cụ thể rằng CC trong mail là gì? Nên do đó, ở đây chúng tôi chỉ đưa ra thông điệp dữ liệu (tức đã bao gồm mail), thì đã cho phép việc sử dụng CC gửi đến các thông tin ở trong mail đến với các tài khoản mail khác.

– Về cách thức thực hiện: bạn có thể tham khảo tại Điều 16, 17, 18, 19 Luật Giao dịch điện tử.

– Hai là, về việc chia sẻ với hệ thống kế toán bên công ty bạn thì nên viện dẫn luật nào?

Như đã phân tích ở trên đây, thì bạn có thể viện dẫn tới quy định của Luật Giao dịch điện tử để chia sẻ tới cho công ty của bạn, hãy nêu ra những lợi ích trong việc sử dụng CC này, cũng như từ đó sẽ được công ty xem xét và đưa ra quyết định từ việc đóng góp ý kiến từ bạn.

Trên đây là tư vấn của Công ty Luật Việt Phong về Quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Chúng tôi hi vọng rằng quý khách có thể vận dụng các kiến thức kể trên để sử dụng trong công việc và cuộc sống. Nếu có vấn đề pháp lý nào khác cần tư vấn quý khách vui lòng gọi điện tới tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến 24/7 của Công ty Luật Việt Phong để gặp luật sư tư vấn và chuyên viên pháp lý.

Chuyên viên: Nguyễn Thị Châu

Bài viết được thực hiện bởi: Luật sư. Nguyễn Văn Đại

Để được giải đáp thắc mắc về: Quy định của pháp luật về giao dịch điện tử
Vui lòng gọi Tổng đài luật sư tư vấn pháp luật 24/7: 1900 6589

Để gửi Email tư vấn pháp luật, Báo giá dịch vụ pháp lý hoặc đặt Luật sư tư vấn pháp luật trực tiếp.
Vui lòng click tại đây

CÔNG TY LUẬT TNHH VIỆT PHONG

Hà Nội – Biệt thự 2.11 đường Nguyễn Xuân Khoát, KĐT Ngoại Giao Đoàn, Q. Bắc Từ Liêm
– Số 82 Nguyễn Tuân, Phường Thanh Xuân Trung, Quận Thanh Xuân

Bắc Giang – 65-67 khu Minh Khai, Thị trấn Chũ, huyện Lục Ngạn